Huishoudelijk reglement Speelpleinwerking

Artikel 1                   Algemene bepalingen

§1. De speelpleinwerking is een vakantie-initiatief van de stedelijke dienst Jeugd.

§2. De speelpleinwerking wordt in de krokus-, paas-, zomer-, en herfstvakantie georganiseerd. De inschrijvingsmodaliteiten, de exacte begin- en einddatum, alsook de openingstijden worden jaarlijks door het College van Burgemeester en Schepenen vastgesteld.

§3. De speelpleinwerking wordt tijdens de paas- en zomervakantie georganiseerd in diverse wijken, afhankelijk van de beschikbare infrastructuur.

§4. De speelpleinwerking wordt tijdens de krokus- en herfstvakantie georganiseerd op één centrale locatie (uitgezonderd voor de tieners) gecombineerd met busvervoer vanuit één opstapplaats uit de locaties waar tijdens de paas- en zomervakantie de speelpleinwerking  plaats vindt. Er is geen opvang voorzien aan de bushalte.

§5. De inclusieve werking voor kinderen met een beperking wordt tijdens de krokus-, paas-,zomer- en herfstvakantie op ten minste één locatie georganiseerd.

§6. De speelpleinwerking voorziet in voor- en na-opvang in samenwerking met de stedelijke dienst Buitenschoolse Kinderopvang (BKO).

§7. Vragen, opmerkingen of klachten kunnen steeds met de dienst Jeugd in het Stadhuis worden besproken. Schriftelijke klachten kunnen steeds gericht worden aan het hoofd van de dienst Jeugd, Vindictivelaan 1, 8400 Oostende. Bij ontevredenheid over de wijze waarop een klacht werd behandeld, kan men zich steeds wenden tot de Ombudsdienst van het stadsbestuur van Oostende, Vindictivelaan 1, 8400 Oostende.

§8. Deelname aan de speelpleinwerking veronderstelt het aanvaarden van dit reglement. Een kopie van dit reglement kan steeds verkregen worden op de website van de stad Oostende of op eenvoudige vraag bij de dienst Jeugd.

Artikel 2                   Doelstelling

De speelpleinwerking heeft als doel de haar toevertrouwde kinderen en jongeren een leuke vrije tijd te bezorgen en dit op een toegankelijke, pluralistische manier binnen een pedagogisch verantwoord en sociaalvoelend kader.

Artikel 3                   Doelgroep

§1. De speelpleinwerking staat open voor kinderen en jongeren, zonder onderscheid van etnische afkomst, geslacht, geaardheid, godsdienst, filosofische en politieke overtuiging, met of zonder handicap.

§2. De kinderen en jongeren kunnen aan de speelpleinwerking deelnemen indien:

• ze zindelijk zijn;
• ze reeds naar school geweest zijn;
• ze voldoen aan de opgelegde geboortejaren die jaarlijks door het College van Burgemeester en Schepenen worden vastgelegd;

Artikel 4                   Algemene werking

§1. De kinderen worden begeleid door een team van gekwalificeerd personeel. Het vakantieteam bestaat uit jeugdconsulent(en), spelbegeleiders, animatoren en een onafhankelijke hulpverlener.

§2. De openingstijden worden jaarlijks vastgelegd door het College van Burgemeester en Schepenen.

§3. De voertaal van de speelpleinwerking is Nederlands.

Artikel 5                   Inschrijven en deelnemen.

§1. Bij de aanvang van een nieuw jaar dienen ouders/voogd een persoonlijk fiche van hun kind(eren), volledig en correct, in te vullen of te updaten. Hierbij worden een aantal persoonsgegevens van kind, voogd en eventuele contactpersonen gevraagd en een aantal relevante medische gegevens van het kind, die in kader van de gezondheid en het welzijn van het kind belangrijk kunnen zijn. Aanpassingen op deze gegevens dienen steeds op initiatief van de ouders/voogd te worden doorgegeven.

§2. Inschrijvingen dienen digitaal te gebeuren. Indien men niet in het vermogen is om dit te doen, kan men steeds contact opnemen met de dienst Jeugd.

§3. Het College van Burgemeester en Schepenen voorziet tijdens elke vakantie een aantal deelnameplaatsen per locatie.

§4. Deelnemen is enkel mogelijk mits een correct ontvangen inschrijving.

§5. Het College van Burgemeester en Schepenen legt jaarlijks de verschillende deelnameprijzen vast.

§6. Annuleren van gereserveerde plaatsen is enkel mogelijk mits het voorleggen van een geldig attest (ziekte of ongeval, overlijden familielid).

Artikel 6                   Verantwoordelijkheid van het vakantieteam

§1. De verantwoordelijkheid van het vakantieteam begint:

• Indien gebruik gemaakt wordt van het gratis busvervoer georganiseerd door de dienst Jeugd:
  bij het opstappen op de bus;
• Indien de deelnemer wordt afgezet op de speelpleinwerking:
  bij het afleveren van de deelnemer aan een animator;
• Indien gebruik gemaakt wordt van de opvang via de Buitenschoolse Kinderopvang:
  bij het ophalen van de deelnemer in één van de locaties van de BKO.

§2. De verantwoordelijkheid van het vakantieteam eindigt:

• Indien gebruik gemaakt wordt van het gratis busvervoer:
  bij het afstappen van de bus georganiseerd door de dienst Jeugd;
• Indien de deelnemer wordt afgehaald op de speelpleinwerking:
  bij het afhalen van de deelnemer bij de animator
• Indien de deelnemer het domein van de speelpleinwerking na de activiteit zelfstandig verlaat met toestemming van ouders/verantwoordelijke vanaf het verlaten van het domein;
• Indien 15 minuten na de officiële sluitingstijd de deelnemer niet is afgehaald:
  de verantwoordelijkheid wordt doorgegeven aan de bevoegde instanties;
• Indien de deelnemer zich moedwillig onttrekt aan het toezicht van het vakantieteam (wegloopgedrag):
  vanaf het verlaten van het domein;
• Indien gebruikgemaakt wordt van de opvang via de Buitenschoolse Kinderopvang:
  bij het afleveren van de deelnemer in één van de locaties van de BKO.

Artikel 7                   Spelregels

§1. De kinderen en jongeren mogen zonder toestemming de terreinen van de speelpleinwerking niet verlaten.

§2. De kinderen en jongeren worden uitgenodigd om op een actieve wijze aan het spelaanbod deel te nemen en zich tegenover het vakantieteam en medebezoekers positief constructief op te stellen.

§3. Geen enkele vorm van agressie (verbaal en/of fysisch) wordt getolereerd.

§4. Roken of enige andere vorm van middelengebruik is verboden. Sigaretten of andere middelen worden onmiddellijk in bewaring genomen en ter beschikking van de ouders/verantwoordelijken gesteld.

§5. De kosten van moedwillige beschadiging aan terreinen, lokalen, spelmateriaal of ander eigendom van de speelpleinwerking of derden worden aan ouders/voogd doorgerekend.

§6. Ieder kind en elke jongere is verantwoordelijk voor zijn persoonlijke goederen. Kledij wordt het best genaamtekend. Verloren kledij kan tot 14 dagen na de speelpleinwerking worden opgehaald in ‘t Bosjoenk. Daarna wordt de verloren kledij aan een Oostendse instelling geschonken.

§7. Het meebrengen van speelgoed, multimediamateriaal en gsm wordt sterk afgeraden. De speelpleinwerking is niet verantwoordelijk voor dergelijk materiaal. Gsm-gebruik tijdens de activiteiten wordt niet toegestaan. Bij onverantwoord of storend gebruik kunnen toestellen in bewaring worden genomen.

Artikel 8                   Ongeval en ziekte

§1. De medische fiche moet correct en volledig ingevuld worden en vóór de deelname aan de speelpleinwerking.

§2. In de speelpleinwerking wordt geen medicatie op eigen initiatief aan de deelnemers toegediend.

§3. Indien een kind tijdens de speelpleinwerking medicatie dient toegediend te worden, dient hiervoor een dokters- of apothekersattest ingevuld aan de speelpleinleiding te worden overhandigd.

§4. Indien een ernstige verkoudheid, koorts of een ander tijdelijk ziektebeeld bij het kind of de jongere wordt vastgesteld waarbij een normale deelname aan de werking in het gedrang komt of waarbij er een ernstig en acuut besmettingsgevaar is, wordt het kind of de jongere niet toegelaten de speelpleinwerking.

§5. Bij ongeval of ziekte tijdens de openingstijden van de speelpleinwerking wordt volgende procedure gevolgd:

• Bij ziekte of ongeval dat geen dringende opvolging vereist, verwittigt de vakantieleiding de ouders/verantwoordelijke om concrete afspraken te maken m.b.t. het opvolgen van de deelnemer.
• Bij ziekte of ongeval dat wel een dringende opvolging vereist, kan de vakantieleiding een beroep doen op de spoedafdeling. Ouders of de verantwoordelijke worden onmiddellijk verwittigd en krijgt een gsm-nummer waarop de verantwoordelijke bereikbaar is. Deze verantwoordelijke blijft in dit geval bij het kind tot de ouders aanwezig zijn in het ziekenhuis.
• De deelnemers zijn verzekerd voor eventuele ongevallen die zich voordoen tijdens de speelpleinwerking.

Artikel 9                   Sancties

§1. Het niet naleven van dit reglement en/of onverantwoord en/of storend gedrag kan aanleiding geven tot sancties. Volgende maatregelen kunnen opgelegd worden:

• Berisping op het gedrag van het kind;
• Verplichte deelname aan een time-outmoment;
• Tijdelijke schorsing.

§2. De vakantieleiding kan, na overleg met de ouders, de deelname van kinderen en jongeren die de groepswerking niet aankunnen, beperken of de deelname uitstellen tot een volgende periode.

§3. Sancties worden steeds door de dienst Jeugd bepaald.

§4. Een schorsing wordt steeds persoonlijk aan de ouders gemeld. Wanneer de ouders/verantwoordelijken niet bereikbaar zijn om een schorsing te melden, zal een aangetekend schrijven aan de ouders/verantwoordelijken worden gericht.

§5. Bij een schorsing worden de ouders/verantwoordelijken gevraagd om hun kind te komen halen. Als de ouders/verantwoordelijken in de onmogelijkheid verkeren om hun kind te komen afhalen, wordt er een individuele oplossing gezocht.

§6. Bij een ongeldige annulering kan de speelpleinleiding volgende maatregelen nemen:

• Verwittiging via email;
• Gesprek met een speelpleinverantwoordelijke;
• Uitsluiting tijdens de eerst volgende vakantieperiode.

§7. Bij laattijdig toekomen, kan de speelpleinleiding de deelnemer de toegang voor die dag weigeren. Hiervoor wordt geen financiële compensatie voorzien.

Artikel 10                Naleving van de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

§1. Om het individuele kind een zo optimaal mogelijk vakantieaanbod te kunnen geven, kan de dienst Jeugd die gegevens opvragen, betreffende het kind, die relevant zijn om de opdracht te kunnen uitvoeren. De verkregen informatie wordt niet doorgegeven aan derden tenzij de gezondheid van het kind of de jongere in gevaar is. Voorts dienen alle vakantiemedewerkers zich te houden aan het beroepsgeheim.

§2. De speelpleinwerking respecteert de wet op de privacy van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 11                Inwerkingtreding

§1. Dit huishoudelijk reglement heeft de Gemeenteraad aangenomen op 01 Maart 2021.

§2. Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 15 maart 2021.