Huishoudelijk reglement Speelpleinwerking

Artikel 1                   Algemene bepalingen

§1. De speelpleinwerking is een vakantie-initiatief van de dienst Jeugd van Stad Oostende.

§2. De speelpleinwerking wordt in de krokus-, paas-, zomer-, en herfstvakantie georganiseerd. De inschrijvingsmodaliteiten, de exacte begin- en einddatum en ook de openingstijden stelt het College van Burgemeester en Schepenen jaarlijks vast.

§3. De speelpleinwerking wordt tijdens de paas- en zomervakantie georganiseerd in diverse wijken, afhankelijk van de beschikbare infrastructuur.

§4. De speelpleinwerking wordt tijdens de krokus- en herfstvakantie georganiseerd op één centrale locatie (uitgezonderd voor de tieners). Er is dan gratis busvervoer vanuit één opstapplaats uit de locaties waar tijdens de paas- en zomervakantie de speelpleinwerking  plaatsvindt. Er is geen opvang voorzien aan de bushalte.

§5. De inclusieve werking voor kinderen met een beperking wordt tijdens de krokus-, paas-,zomer- en herfstvakantie op ten minste één locatie georganiseerd.

§6. De speelpleinwerking voorziet in voor- en na-opvang in samenwerking met de dienst Buitenschoolse Kinderopvang (BKO) van Stad Oostende.

§7. De ouder/voogd kan met meldingen, klachten, suggesties of complimenten terecht bij het O-punt van Stad Oostende. Dat kan via O-punt@oostende.be, telefonisch via 0800 1 8400 of fysiek bij O-punt in het Stadhuis, Vindictivelaan 1, 8400 Oostende  Bij ontevredenheid over de wijze waarop een klacht werd behandeld door het O-punt, kan de ouder/voogd zich steeds wenden tot de Ombudsdienst van Stad Oostende, Vindictivelaan 1, 8400 Oostende.

§8. Deelname aan de speelpleinwerking veronderstelt het aanvaarden van dit reglement. Een kopie van dit reglement kan de ouder/voogd steeds vinden op de website van Stad Oostende of aanvragen bij dienst Jeugd, Vindictivelaan 1, 8400 Oostende.

Artikel 2                   Doelstelling

De speelpleinwerking heeft als doel de haar toevertrouwde kinderen en jongeren een leuke vrije tijd te bezorgen en dit op een toegankelijke, pluralistische manier binnen een pedagogisch verantwoord en sociaalvoelend kader.

Artikel 3                   Doelgroep

§1. De speelpleinwerking staat open voor kinderen en jongeren, zonder onderscheid van etnische afkomst, geslacht, geaardheid, godsdienst, filosofische en politieke overtuiging, met of zonder handicap.

§2. De kinderen en jongeren kunnen aan de speelpleinwerking deelnemen als:

• ze zindelijk zijn;
• ze reeds naar school geweest zijn;
• ze voldoen aan de opgelegde geboortejaren die het College van Burgemeester en Schepenen jaarlijks vastlegt.

Artikel 4                   Algemene werking

§1. De kinderen worden begeleid door een team van gekwalificeerd personeel. Het vakantieteam bestaat uit jeugdconsulent(en), spelbegeleiders, animatoren en een onafhankelijke hulpverlener.

§2. Het College van Burgemeester en Schepenen legt jaarlijks de openingstijden vast.

§3. De voertaal van de speelpleinwerking is Nederlands.

Artikel 5                   Inschrijven en deelnemen

§1. Bij de aanvang van een nieuw jaar vullen ouders/voogd een persoonlijke fiche volledig en correct in over hun kind(eren). Als er al een fiche bestaat, vraagt de dienst Jeugd om deze te updaten. In de fiche worden de persoonsgegevens van kind, ouder/voogd en eventuele contactpersonen gevraagd. De fiche bevat ook een aantal relevante medische gegevens van het kind, die in het kader van de gezondheid en het welzijn belangrijk kunnen zijn. Ouders/voogd geven aanpassingen van deze gegevens op eigen initiatief door aan dienst Jeugd.

§2. Inschrijvingen gebeuren digitaal. Als ouders/voogd daarbij hulp nodig hebben, kunnen ze contact opnemen met de dienst Jeugd.

§3. Het College van Burgemeester en Schepenen bepaalt het aantal deelnameplaatsen per locatie, tijdens elke vakantie.

§4. Deelnemen is enkel mogelijk als dienst Jeugd de inschrijving correct ontvangen heeft.  

§5. Het College van Burgemeester en Schepenen legt jaarlijks de verschillende deelnameprijzen vast.

Artikel 6                   Annuleren en afwezigheid

§1. Een inschrijving bij de speelpleinwerking betekent dat het kind aanwezig moet zijn.  

§2. Gereserveerde plaatsen kunnen enkel geannuleerd en terugbetaald worden wanneer één van volgende uitzonderingsregels geldt:

• Annuleren met attest
  Kosteloos annuleren kan bij het voorleggen van een geldig attest (attest ziekte of ongeval van kind of ouder, overlijden familielid, rechtbank,...).

Annuleren kan in deze gevallen tot 09.30 uur van de respectievelijke speelpleindag via het digitaal annuleringsformulier. De ouder/voogd moet het attest binnen de twee werkdagen na de afwezigheidsmelding indienen bij de dienst Jeugd.

• Annuleren zonder attest
  De ouder/voogd kan tien dagen per kalenderjaar kosteloos annuleren.

Annuleren kan in deze uitzonderlijke gevallen tot 14 dagen voorafgaand aan de bedoelde speelpleindag via het digitaal annuleringsformulier.

§3. Annulaties van gereserveerde plaatsen die niet voldoen aan de in punt §2. vermelde uitzonderingsregels worden niet terugbetaald.

§4. Als een kind afwezig is bij de speelpleinwerking en de annuleringsprocedure werd niet correct gevolgd, neemt dienst Jeugd volgende stappen:

• Bij een eerste niet gemelde afwezigheid: de ouder/voogd ontvangt een waarschuwings-sms.
• Bij een tweede niet gemelde afwezigheid: de ouder/voogd ontvangt een waarschuwings-e-mail en een tweede sms.
• Bij een derde niet gemelde afwezigheid: de ouder/voogd krijgt telefonisch en via e-mail de boodschap dat het kind tijdelijk niet meer kan deelnemen aan de speelpleinwerking volgens onderstaand principe:
  • Er is reeds een toekomstige inschrijving voor het kind
    Het kind kan de twee daaropvolgende speelpleindagen eventueel nog deelnemen en daarna start een blokkering van de vijf daaropvolgende speelpleindagen zonder terugbetaling.
  • Er is geen toekomstige inschrijving voor het kind
    De blokkering gaat onmiddellijk in en geldt voor de vijf daaropvolgende speelpleindagen.

§5. Als een kind de in punt §4. opgenomen sanctie-procedure heeft doorlopen en in hetzelfde kalenderjaar opnieuw afwezig is bij de speelpleinwerking en de annuleringsprocedure werd opnieuw niet correct gevolgd, neemt dienst Jeugd volgende stappen:

• Bij eerste en tweede niet gemelde afwezigheid: idem §4;
• Bij een derde niet gemelde afwezigheid: de ouder/voogd krijgt telefonisch en via e-mail de boodschap dat het kind geblokkeerd is bij de speelpleinwerking. De eerste vijf daaropvolgende speelpleindagen worden niet terugbetaald.
  De ouder/voogd kan enkel na een gesprek met de verantwoordelijke van de speelpleinwerking opnieuw inschrijven wanneer er duidelijke afspraken op vlak van inschrijving en deelname gemaakt zijn.

Artikel 7                   Verantwoordelijkheid van het vakantieteam

§1. De verantwoordelijkheid van het vakantieteam begint:

• Als het kind gebruik maakt van het gratis busvervoer georganiseerd door de dienst Jeugd:
  bij het opstappen op de bus.
• Als het kind wordt afgezet op de speelpleinwerking:
  wanneer een animator op het speelplein de naam aankruist op de inschrijvingslijst.
• Als het kind gebruik maakt van de opvang via de Buitenschoolse Kinderopvang:
  bij het ophalen van het kind in één van de locaties van de BKO.

§2. De verantwoordelijkheid van het vakantieteam eindigt:

• Als het kind gebruik maakt van het gratis busvervoer georganiseerd door de dienst Jeugd:
  bij het afstappen van de bus.
• Als het kind wordt afgehaald op de speelpleinwerking:
  bij het oppikken van het kind bij de animator.
• Als het kind het domein van de speelpleinwerking na de activiteit zelfstandig verlaat met toestemming van de ouders/voogd:

vanaf het verlaten van het domein.

• Als het kind 15 minuten na de officiële sluitingstijd niet is afgehaald:
  de verantwoordelijkheid wordt doorgegeven aan de bevoegde instanties.
• Als het kind wegloopt (zich moedwillig onttrekt aan het toezicht van het vakantieteam):
  vanaf het verlaten van het domein.
• Als het kind gebruik maakt van de opvang via de Buitenschoolse Kinderopvang:
  bij het afzetten van het kind in één van de locaties van de BKO.

Artikel 8                   Spelregels

§1. De kinderen en jongeren mogen zonder toestemming de terreinen van de speelpleinwerking niet verlaten.

§2. De kinderen en jongeren worden uitgenodigd om op een actieve wijze aan het spelaanbod deel te nemen en zich tegenover het vakantieteam en medebezoekers positief constructief op te stellen.

§3. Geen enkele vorm van agressie (verbaal en/of fysiek) wordt getolereerd.

§4. Roken of enige andere vorm van middelengebruik is verboden. Sigaretten of andere middelen worden onmiddellijk in bewaring genomen en ter beschikking van de ouders/voogd gesteld.

§5. De kosten van moedwillige beschadiging aan terreinen, lokalen, spelmateriaal of ander eigendom van de speelpleinwerking of derden worden aan ouders/voogd doorgerekend.

§6. Ieder kind en elke jongere is verantwoordelijk voor zijn persoonlijke goederen. Op de kleding zet de ouder/voogd best de naam van het kind. Verloren kleding kan de ouder/voogd tot 14 dagen na de speelpleinwerking ophalen bij de dienst Jeugd. Daarna wordt de verloren kleding aan een Oostendse instelling geschonken.

§7. Het meebrengen van speelgoed, multimediamateriaal en gsm wordt sterk afgeraden. De speelpleinwerking is niet verantwoordelijk voor dergelijk materiaal. Gsm-gebruik tijdens de activiteiten wordt niet toegestaan. Bij onverantwoord of storend gebruik kunnen toestellen in bewaring worden genomen.

Artikel 9                   Ongeval en ziekte

§1. De medische fiche moet correct en volledig ingevuld worden vóór de deelname aan de speelpleinwerking.

§2. In de speelpleinwerking wordt geen medicatie op eigen initiatief aan de deelnemers toegediend.

§3. Als animatoren tijdens de speelpleinwerking medicatie moeten geven aan het kind, vult de ouder/voogd en indien nodig de arts/apotheker het formulier ‘aanvraag toedienen medicatie’ in. De ouder/voogd geeft het af aan de speelpleinleiding.

§4. Als animatoren zien dat het kind of de jongere een ernstige verkoudheid, koorts of een ander tijdelijk ziektebeeld heeft waarbij een normale deelnemen aan de werking in het gedrang komt of waarbij er een ernstig en acuut besmettingsgevaar is, wordt het kind of de jongere niet toegelaten bij de speelpleinwerking.

§5. Bij ongeval of ziekte tijdens de openingstijden van de speelpleinwerking wordt volgende procedure gevolgd:

• Bij ziekte of ongeval zonder dringende opvolging, verwittigt de vakantieleiding de ouder/voogd om concrete afspraken te maken over het kind.
• Bij ziekte of ongeval met  dringende opvolging, kan de vakantieleiding een beroep doen op de spoedafdeling. Ouders/voogd worden onmiddellijk verwittigd en krijgt een gsm-nummer waarop de verantwoordelijke bereikbaar is. Deze verantwoordelijke blijft in dit geval bij het kind tot de ouders/voogd aanwezig zijn in het ziekenhuis.
• De kinderen zijn verzekerd voor eventuele ongevallen die zich voordoen tijdens de speelpleinwerking.

Artikel 10                Sancties

§1. Het niet naleven van dit reglement en/of onverantwoord en/of storend gedrag kan aanleiding geven tot sancties. Volgende maatregelen kunnen opgelegd worden:

• berisping op het gedrag van het kind
• verplichte deelname aan een time-outmoment
• tijdelijke schorsing

§2. De vakantieleiding kan, na overleg met de ouders/voogd, de deelname beperken van kinderen en jongeren die de groepswerking niet aankunnen. De vakantieleiding kan deelname ook uitstellen tot een volgende periode.

§3. De dienst Jeugd bepaalt steeds de sancties.

§4. Een schorsing wordt steeds persoonlijk aan de ouders/voogd gemeld. Wanneer de ouders/voogd niet bereikbaar zijn om een schorsing te melden, stuurt de dienst Jeugd een aangetekende brief.

§5. Bij een schorsing worden de ouders/voogd gevraagd om hun kind te komen halen. Als de ouders/voogd hun kind niet kunnen komen halen, wordt er een individuele oplossing gezocht.

§6. Bij een schorsing gebeurt een terugbetaling van de inschrijving voor de duur van de schorsing.

§7. Als het kind te laat komt, kan de speelpleinleiding het kind de toegang voor dit dagdeel weigeren. Hiervoor wordt geen financiële compensatie voorzien.

Artikel 11                Naleving van de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

§1. Om een zo optimaal mogelijk vakantieaanbod te kunnen geven, kan de dienst Jeugd relevante gegevens opvragen over het individuele kind. De verkregen informatie wordt niet doorgegeven aan derden tenzij de gezondheid van het kind of de jongere in gevaar is. Bovendien zijn alle vakantiemedewerkers gebonden aan het beroepsgeheim.

§2. De speelpleinwerking respecteert de wet op de privacy van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 12                Inwerkingtreding en Overgangsbepalingen

§1. Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking op 15 maart 2023.

§2. Dit reglement is van toepassing op activiteiten vanaf 01 mei 2023. Voor activiteiten die plaatsvinden voor 01 mei 2023 geldt het huishoudelijk Reglement Speelpleinwerking zoals goedgekeurd bij Gemeenteraadsbesluit van 01 maart 2021.